Privacy Policy
गोपनीयता नीति
Last updated: October 2026
1. Introduction / परिचय
e-Maalkhana ("the System") is the Case Property Management System of Jammu & Kashmir Police, used by authorised officers to manage seized and case property. This policy explains what personal data the System uses, why, and how it is protected.
ई-मालखाना जम्मू कश्मीर पुलिस की केस प्रॉपर्टी प्रबंधन प्रणाली है। यह नीति बताती है कि कौन-सा निजी डेटा उपयोग होता है, क्यों, और उसे कैसे सुरक्षित रखा जाता है।
2. Data Fiduciary / डेटा फ़िड्युशियरी
Jammu & Kashmir Police (Police Headquarters, Srinagar / Jammu, and the concerned district or police station unit) is the Data Fiduciary. The System is for official police use only, and control of all records stays with Jammu & Kashmir Police.
जम्मू कश्मीर पुलिस (पुलिस मुख्यालय, श्रीनगर / जम्मू, और संबंधित जिला या थाना यूनिट) डेटा फ़िड्युशियरी है। सभी रिकॉर्ड का नियंत्रण जम्मू कश्मीर पुलिस के पास रहता है।
3. Why personal data is used / उपयोग का उद्देश्य
Personal data is used only for official work related to maalkhana records: registering seized items, tracking movement and custody, audit, lawful disposal, sign-in, role-based access and reports.
निजी डेटा केवल मालखाना रिकॉर्ड से जुड़े आधिकारिक कार्य के लिए उपयोग होता है, जब्त वस्तुएँ दर्ज करना, आवागमन व अभिरक्षा ट्रैक करना, ऑडिट, विधिवत निस्तारण, लॉगिन और रिपोर्ट।
4. Data we use / कौन-सा डेटा
- Account details: name, official email, rank / designation, posting.
- Case property records: FIR details, seized items, movement logs, photos and documents.
- Security logs: sign-in time, actions performed, and device / IP details.
- Essential cookies needed to keep you signed in securely.
5. Legal basis & consent / कानूनी आधार और सहमति
Data is processed for official functions of a State instrumentality and, where required, with your consent at sign-in, under the Digital Personal Data Protection Act, 2023. See the Consent Notice.
डेटा डिजिटल व्यक्तिगत डेटा संरक्षण अधिनियम, 2023 के अनुसार आधिकारिक कार्य हेतु और जहाँ आवश्यक हो, लॉगिन के समय आपकी सहमति से उपयोग होता है। सहमति सूचना देखें।
6. Retention & security / अवधि और सुरक्षा
Records are kept as long as law, investigation, trial or audit requires. Audit logs are retained for at least 180 days and longer where departmental policy requires. Access is limited by role and jurisdiction; data is encrypted in transit, sessions expire after inactivity, and accounts lock after repeated failed sign-in attempts.
रिकॉर्ड कानून, जाँच, विचारण या ऑडिट की आवश्यकता तक रखे जाते हैं। ऑडिट लॉग कम से कम 180 दिन रखे जाते हैं। पहुँच भूमिका और क्षेत्राधिकार से सीमित है; निष्क्रियता पर सेशन समाप्त होता है और बार-बार गलत लॉगिन पर खाता लॉक होता है।
7. Sharing / साझाकरण
Personal data is never sold. It may be shared only with authorised police officers, supervisors, courts or other agencies where law or official duty requires.
निजी डेटा बेचा नहीं जाता। इसे केवल अधिकृत पुलिस अधिकारियों, पर्यवेक्षकों, न्यायालयों या कानूनन आवश्यक होने पर अन्य एजेंसियों से साझा किया जा सकता है।
9. Your rights / आपके अधिकार
Subject to law and the limits that apply to police records, you may seek information about how your data is used, ask for correction of inaccurate account details, and withdraw consent where processing is consent-based. Requests should go through your unit administrator. See Consent Notice: Rights.
कानून और पुलिस रिकॉर्ड की सीमाओं के अधीन आप डेटा उपयोग की जानकारी, खाते की गलत जानकारी का सुधार और सहमति-आधारित उपयोग में सहमति वापसी का अनुरोध कर सकते हैं। अनुरोध अपने यूनिट प्रशासक के माध्यम से करें।
10. Withdrawal of consent / सहमति वापसी
Where processing is consent-based, you may withdraw consent through your unit administrator or the designated Data Protection Officer. Withdrawal ends further access to e-Maalkhana; official records and audit logs required by law or ongoing proceedings are retained. See Consent Notice: Withdraw consent.
11. Grievances / शिकायत
You may raise a grievance with the designated Data Protection Officer of Jammu & Kashmir Police and, under the DPDP Act, with the Data Protection Board of India.
12. Contact / संपर्क
Data Protection Officer, e-Maalkhana, support@vinkura.in. See also Contact Us.